Die ZUGFeRDe kommen
BY WOLFGANG BONNESSMit dem nächsten Update wird MD-Premium das ZUGFeRD-Format beherrschen.
Mit dem nächsten Update 11/2024 wird MD-Premium in der Lage sein, Rechnung auf Basis des ZUGFeRD-Formates zu erstellen und diese auch zu empfangen/verarbeiten. Nachdem es zum Thema ZUGFeRD und elektronische Rechnung in Deutschland noch viele, offene Fragen gibt, möchten wir die wichtigsten Punkte hierzu noch einmal zusammenfassen.
Rechtliche Situation in Deutschland
Die deutsche Regierung hat sich vor einigen Jahren auf einen konkreten Umsetzungsplan geeinigt, der die schrittweise Einführung von elektronischen Rechnungen im B2B-
Bereich vorsieht. Als elektronische Rechnung gelten alle digitalen Dateiformate, die der EU-Norm
EN16931 entsprechen und durch dieses besondere Format von Computersystem automatisiert les- und verarbeitbar sind. Reine PDF-Dateien ohne spezielle Zusätze fallen daher nicht unter die
Kategorie elektronische Rechnung, auch wenn sie elektronisch übermittelt werden und deren Inhalt prinzipiell durchsuchbar ist.
Die gängigsten e-Rechnungsformate für Deutschland sind xRechnung sowie ZUGFeRD. Auch das EDI-Format, welches zwar auf Maschinenlesbarkeit ausgelegt ist, aber der EN16931 nicht entspricht,
gilt als elektronische Rechnung. Allerdings nur, wenn die im EDI-Standard als optional geltenden Informationen bezüglich Versteuerung verwendet werden.
Folgende Meilensteine sind bei der Einführung von elektronischen Rechnungen vorgesehen:
- Ab 1.1.2025: Empfänger von Rechnungen sind verpflichtet, elektronische Rechnungen vom Rechnungsleger zu akzeptieren. Das bisherige Recht, eine
Papierrechnung vom Rechnungsleger zu verlangen, verfällt hiermit. Welches Format dabei zum Einsatz kommt, muss zwischen Rechnungsleger und Empfänger ausgemacht werden. Außerdem
ist der Empfänger verpflichtet, die elektronische Rechnung revisionssicher zu archivieren.
Wichtig: Die Verpflichung, elektronische Rechnungen zu akzeptieren, umschließt dabei nicht die Verpflichtung, diese Rechnungen auch automatisiert zu verabeiten. Aufgrund der für Menschen nur schwer lesbaren Formate der meisten e-Rechnungen ist eine automatische Verabeitung jedoch mittel- bis langfristig unumgänglich und im Sinne der Effizienz auch wünschenswert. - Ab 1.1.2027: Betriebe, die im Jahr 2026 einen Gesamtumsatz von >800.000€ gelegt haben, sind verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen.
- Ab 1.1.2028: Alle Betriebe sind verpflichtet, elektronische Rechnungen auszustellen.
Was ist ZUGFeRD
ZUGFeRD ist ein vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickeltes und propagiertes Datenformat zum Austausch elektronischer Rechnungen. Das besondere am ZUGFeRD-Format ist die Kombination eines herkömmlichen PDF-Formats mit einer elektronisch verarbeitbaren XML-Datei, die in der PDF-Datei eingebettet ist. Dank dieses hybriden Ansatzes bietet ZUGFeRD das beste aus beiden Welten: Eine von Menschen gut lesbare, herkömmliche Rechnung und ein maschinenlesbarer Anteil für die automatische Verabeitung mittels digitaler Systeme.
Rechnungen im ZUGFeRD-Format erstellen
Um mit MD-Premium ausgehende Rechnungen im ZUGFeRD-Format zu erstellen, sind 4 prinzipielle Schritte vorzunehmen:
- Upgrade auf die neueste Version von MD-Premium, um die grundlegende Funktionalität zur Erstellung und Verarbeitung von ZUGFeRD zu erhalten.
- Erstellung einer Vorlage zum Anfertigen von ZUGFeRD-Rechnung
- Den Report für die Aufnahme einer XRechnung-XML vorbereiten
- Aktivierung von ZUGFeRD für ausgehende Rechnungen pro betroffenen Kunden
Rechnungen im ZUGFeRD-Format verarbeiten
Nachdem eine ZUGFeRD-Rechnung primär eine PDF-Datei ist, kann Sie über die gleiche Archivierungsfunktionalität der
Dokumentenarchivierung in MD-Premium importiert werden, wie herkömmliche PDF-Dateien. Im Unterschied zu normalen PDFs, die über eine Vorlage per OCR nach den benötigten Datenpunkten durchsucht
werden müssen, wird im Falle einer ZUGFeERD-Rechnung direkt auf die eingebetteten XML-Daten zugegriffen. Das hat zur Folge, dass Fehler im Zuge der OCR-Verabeitung vermieden werden. Außerdem läuft
der Import einer ZUGFeRD-Rechnung wesentlich schneller ab, als bei herkömmlichen PDFs.
Um mit MD-Premium eingehende Rechnungen im ZUGFeRD-Format importieren zu können, sind 3 prinzipielle Schritte vorzunehmen:
- Upgrade auf die neueste Version von MD-Premium, um die grundlegende Funktionalität zur Erstellung und Verarbeitung von ZUGFeRD zu erhalten.
- Erstellung einer Vorlage zum Importieren von ZUGFeRD-Rechnung
- Aktivierung von ZUGFeRD für eingehende Rechnungen pro betroffenen Lieferanten
Wenn Sie die Dokumentenarchivierung von MD-Premium nicht lizensiert haben, können Sie als Alternative zu ZUGFeRD das damit verwandte Format XRechnung verwenden, welches ein reines XML-Format ohne lesbaren PDF-Anteil ist. Der Import erfolgt dann direkt über die EDI-Transfertabelle mittels Hochladen (nur Web-Client) oder direkten Import in die Tabelle MIEDI.