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Kosten und Zeit sparen mit effizienter Personalverwaltung

BY TANJA SCHWEIGLER



Viele Unternehmen stehen vor der großen Herausforderung ihr Personal effektiv einzusetzen und zu nutzen. Rein organisatorisch ist die Zeiterfassung oder Urlaubsplanung bereits schon sehr zeitintensiv. Das tägliche Festhalten der Arbeitszeit in Excel-Sheets ist umständlich und allzu leicht manipulierbar. Wird ein Urlaub festgelegt, muss oft umständlich herumgefragt werden, ob eine Vertretung auch anwesend ist. Für die Geschäftsführung sind solche Kommunikationswege kaum nachvollziehbar und unübersichtlich.

Auch Mitarbeiterbeurteilungen sind für die Nutzung der Mitarbeiterpotenziale von immenser Wichtigkeit. Händisch ausgefüllte Berichte verschwinden oft in diversen Ordnern und bringen keine Ergebnisse. Natürlich ist es ebenso wichtig über die Ausbildungen bzw. Weiterbildungen der Mitarbeiter, die für Firmen eine kostspielige Angelegenheit sind, Bescheid zu wissen, damit diese gezielt eingesetzt werden können. Aber auch die Suche von neuen Mitarbeitern kann herausfordernd werden: in der Flut der eingehenden Bewerbungen einen Überblick zu bewahren ist zuweilen sehr schwierig. Damit diese Szenarien der Vergangenheit angehören und Sie sich mit den wirklich wichtigen Dingen in Ihrem Unternehmen befassen können, hat Multidata folgende Tools entwickelt: mit den MD-Premium.NET Modulen Human Resource Management (HRM) und Time and Attendance (TAA) kann die Personalverwaltung auf zeit- und ressourcensparende Art und Weise optimiert werden.

Effiziente Zeiterfassung und übersichtliche Urlaubsplanung

Die Zeiterfassung findet direkt in MD-Premium.NET statt – das heißt der Mitarbeiter kann beim Kommen und Gehen mit der Anmeldung am Computer seine Arbeitszeit festhalten. Er sieht seine gebuchten Zeiten auf die Minute genau und ebenso seine Minus- bzw. Plusstunden. Das Unternehmen hat dabei eine höchst effektive Überstundenverwaltung zur Hand und kann jederzeit regulativ eingreifen. Der Urlaub kann eigenständig von jedem Mitarbeiter beantragt werden, außerdem wird auf einen Blick klar wie viel Urlaub noch übrig ist. Die Geschäftsführung kann ebenso prompt erkennen, wer in welcher Abteilung zeitgleich fehlt und wer als Vertreter festgelegt wird. Damit gehören umständliche Excel-Sheets der Vergangenheit an!

Umfangreiche Gehälterverwaltung

In der Gehälterverwaltung können Kollektivverträge verwaltet werden – auf einen Blick sieht der Verantwortliche wie viel über- bzw. unterbezahlt wird. Dabei ist auch die Entwicklung des Gehalts über einen festgelegten Zeitrahmen grafisch dargestellt. Die Gehälter können prozentuell mit wenigen Klicks angepasst und auch Sonderzahlungen geplant werden. Die Gesamtkosten der einzelnen Mitarbeiter sind ebenso zu sehen. Mit dieser Funktion hat das Unternehmen die Personalkosten gut im Griff und ein übersichtliches und besonders zeitsparendes Tool zur Hand.

Erfolgreicher und optimaler Einsatz der Mitarbeiter

Im Zuge der Mitarbeiterbeurteilungen werden die Fähigkeiten einzelner Mitarbeiter erfasst. Neben dem Vorteil Abmachungen und Beurteilungen schriftlich festhalten zu können, helfen die Ergebnisse dabei zu erkennen, welche Skills fehlen und wo nachgebessert werden muss. Die Teamzusammenstellungen sind in Zukunft einfacher und erfolgreicher zu gestalten. Die KPIs, also Kennzahlen zur Messung der Leistung, sind frei definierbar und individuell anpassbar. Sollte ein Mitarbeiter eine Fortbildung besuchen wird diese natürlich im Personalstamm hinterlegt. Das hilft beim optimalen Einsatz der Personalressourcen.

„Für Unternehmen wird es immer wichtiger das eigene Personal effizient einzusetzen. Einerseits um dem Wettbewerb einen Schritt voraus zu sein, aber andererseits auch, um sicher und profitabel in die Zukunft zu gehen!“ CEO von Multidata, Karl Hajek.