Ein papierloses, oder besser gesagt papierarmes, Büro bringt viele Vorteile mit sich. Einerseits ist natürlich der Gedanke der Nachhaltigkeit ein großer, denn durch die Reduzierung der ausgedruckten Seiten müssen weniger Papier und umweltbelastende Druckerpatronen produziert werden. Das ist besser für die Umwelt, aber auch fürs Geldbörserl. Denn der andere große Grund für ein papierreduziertes Büro ist natürlich die Reduzierung der Kosten. So gehen Umweltschutz und Kosteneffizienz Hand in Hand!

Das papierlose Büro kann aber noch mehr als den ökologischen Fußabdruck zu verkleinern: durch die Digitalisierung der Papiere werden Abläufe vereinfacht, außerdem wird effizienter und organisierter gearbeitet. Man spart an Platz, denn die Zeit der massenhaften Ordner ist vorbei. Und durch eine Suchfunktion in der Software wird die Auffindbarkeit von Dokumenten erheblich vereinfacht. Somit wird in allen Abteilungen produktiver gearbeitet. Jedoch muss auch bedacht werden, dass die Einführung einer solchen Software mit einer gewissen Disziplin durchgeführt werden muss und das Management zu 100 Prozent dahinterstehen muss!

MD-Premium.NET Document Archiving System

Unser MD-Premium.NET Modul DOC ist ein leistungsstarkes Archivierungssystem, das entweder als Stand-alone-Lösung oder auch als Ergänzung zu MD-Premium.NET ERP verwendet werden kann. Zu den Highlights zählen die digitale Archivierung von Bilddateien, PDFs und Microsoft Outlook-Nachrichten, das automatische Zuordnen von Dokumenten zu Dokumenttypen, frei definierbare Vorlagen für wiederkehrende Formate mittels Schrifterkennung und eine leistungsstarke Volltextsuche für archivierte Dokumente im gesamten System. Die Anbindung an MD-Premium.NET ERP für die Zuweisung von Dokumenten zu Aufträgen, das automatische Anstoßen von Workflows sowie eine Kommentarfunktion und ein punktgenaues Rechtemanagement komplettieren unser mächtiges MD-Premium.NET Modul DOC.

Wie organisiere ich ein papierloses Büro?

Am besten geht man Schritt für Schritt vor und beginnt mit der Analyse des IST-Zustands. Dabei sollte ermittelt werden wie viel Papier anfällt, welche Arbeitsbereiche dabei betroffen sind und welche Ausdrucke unvermeidlich sind. Danach sollte zusammen mit dem Management der SOLL-Zustand definiert werden: wie sehen die optimalen Arbeitsschritte aus und wie hoch wäre die optimalste Einsparung an Papier.

Die Umsetzung erfolgt ebenfalls Schritt für Schritt um mögliche Probleme zu erkennen bzw. Fragen der Mitarbeiter bereits im Vorfeld beantworten zu können. Ist das papierreduzierte Büro dann umgesetzt, ist es natürlich einerseits wichtig, dass das Management mit gutem Beispiel voran geht und die Prozesse immer wieder optimiert werden. Dabei ist unser Modul MD-Premium.NET Modul DOC eine hervorragende Unterstützung und Multidata begleitet Sie sehr gerne auf Ihrem Weg zum papierlosen Büro!

„Neben der enormen Platzersparnis fällt mir im Gegensatz zur manuellen Ablage auch die praktische Handhabung auf. Man hat mit den passenden Berechtigungen filialübergreifend Einsicht in alle gewünschten Dokumente, ist somit nicht so abhängig von einer zentralen Stelle, die als einzige ihr Ablagesystem und ihre Mappen und Ordner kennt. Es ist viel übersichtlicher, einheitlicher und alles ist schneller auffindbar und man hat einen generellen Zugriff - das macht u.a. Homeoffice möglich und schafft größere Flexibilität.“

Jasmina Sebesta, die Office-Verantwortliche der Multidata Software International Vertriebs GmbH, arbeitet selbst mit MD-Premium.NET Modul DOC.

Tags: DOC Dokumente

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